Fysioterapia MediAskel Oy:n Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informaatiovelvoitteen.
Rekisterinpitäjä
Fysioterapia MediAskel Oy
Yhteystiedot:
Hovioikeudenpuistikko 16, 4.krs
65100 Vaasa
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Fysioterapia MediAskel Oy
Hanna Niemi
Hovioikeudenpuistikko 16, 4.krs
65100 Vaasa
GSM 050 5855 025
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Fysioterapia MediAskel Oy
Hanna Niemi
Hovioikeudenpuistikko 16, 4.krs
65100 Vaasa
GSM 050 5855 025
1. Rekisteröidyt
Potilas- ja asiakastietorekisterissä ovat asiakkaat ja yhteystietonsa jättäneet henkilöt ja yhteistyökumppanit. Asiakkaisiin liittyvää (lähetteet, potilaskertomukset tai muut paperiset asiakasmateriaalit), ei sähköisessä muodossa olevaa dokumentaatiota säilytettään Fysioterapia MediAskel Oy:n hallinnoimassa tilassa lukitussa kaapissa asiakassuhteen ajan, jonka jälkeen paperilla oleva materiaali tuhotaan.
2. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Potilas- ja asiakastietorekisterin ensisijainen tarkoitus on asiakassuhdetietojen, hoitokirjausten ja -palautteiden kirjaaminen sekä arkistointi. Potilaslain mukaan Fysioterapia MediAskel Oy:llä on lakisääteinen velvollisuus potilasasiakirjojen laatimiseen: Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee merkitä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen käsittely ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, toteutus, seuranta ja laadunvalvonta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
- potilaan etuuksien ja velvoitteiden varmistaminen ja dokumentaatio esim. vakuutukset ja Kelan etuudet
- terveydenhuollon palveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille ja yhteisöille, asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
- terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
- potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus ja perintä
- rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi ja muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
3. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri ja yhteistyökumppanirekisteri sisältää seuraavat asiat:
- nimi/yrityksen tiedot
- henkilötunnus
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- laskutustiedot
- ammatti
- alaikäisen asiakkaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
- Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten lähetteet, esitiedot ja tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot ja lausunnot
- Potilaan toimittamat tai hänen suostumuksellaan hankitut, muualta saadut terveystiedot, jotka on otettu osaksi terveyskertomusta
- Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
- ajanvaraustiedot
- asiakkaan kanssa erikseen sovitut käytännön järjestelyt, jotka voivat liittyä mm hoitoprosessin sujuvuuteen
4. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen info@mediaskel.fi tai suullisesti toimipaikassa.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen, joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas/henkilö/yritys tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Palvelun tilaajalta saadut, esim. lääkärilähetteen tiedot
- Asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamat tiedot
- Asiakkaan suostumuksella toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä hankitut tiedot
- Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot
6. Säännön mukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta Fysioterapia MediAskel Oy:n ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia.
- Eneroc Oy/Ajas
- Kela; Omakanta
7. Käsittelyn kesto
- Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
- Yhteistyökumppaneiden tietoja säilytetään niin kauan kun on tarpeen.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä Fysioterapia MediAskel Oy:n työntekijät käsittelevät henkilötietoja.
Henkilötietoja käsittelevät tarpeen mukaan Eneroc Oy/Ajas ja Kela; Omakanta ja rekisteripitäjän kulloinkin valitsema perintätoimisto.
9. Sähköpostiliikenteen suojaaminen
Sähköpostiin pääsee kirjautumaan vain yrittäjä itse henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka ovat salassa pidettäviä. Sähköpostiin ei talleteta arkaluontoista informaatiota, mistä henkilön voisi tunnistaa. Sähköpostitse tehty kommunikointi tehdään asiakkaan suostumuksella ja yhteisymmärryksellä. Yrittäjä tyhjentää sähköpostiaan säännöllisesti.
10. Tietoturva
Yritys huolehtii, että yrityksen käytössä olevien laitteiden tietoturvasta huolehditaan asianmukaisten virusturva ym. suojaohjelmien avulla. Yrityksen henkilöstön käytössä olevat puhelimet, tabletit ja tietokoneet ovat suojattu pääsykoodeilla. Henkilötietoja ja rekistereitä säilytetään osittain paperisessa muodossa.
